Datenschutzerklärung

Verantwortlicher:

Name/Fa.:HKS Systeme GmbH
Straße Nr.: Friedrich-List-Straße 89
PLZ, Ort:33100 Paderborn
Handelsregister/Nr.:HRB 571828
Geschäftsführer:Lutz Klusekemper
Telefonnummer:+49 (0)5251 529400
E-Mailadresse:infohks-systeme.de
Webseite:www.hks-systeme.de
  

Datenschutzbeauftragter:

Name:Rudolf Schwarz
E-Mail Adresse:produktmanagement@hks-systeme.de

 

Stand: 28.10.2019
 

1. Grundsätzliche Angaben zur Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

  1. Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten innerhalb unseres Onlineangebotes und der mit ihm verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Onlineangebot“ oder „Website“) auf. Die Datenschutzerklärung gilt unabhängig von den verwendeten Domains, Systemen, Plattformen und Geräten (z.B. Desktop oder Mobile) auf denen das Onlineangebot ausgeführt wird.
  2. Die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „personenbezogene Daten“ oder deren „Verarbeitung“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
  3. Zu den im Rahmen dieses Onlineangebotes verarbeiteten personenbezogenen Daten der Nutzer gehören Bestandsdaten (Name und Nachname), Kontaktdaten (E-Mailadresse), Inhaltsdaten (Eingaben im Kontaktformular).
  4. Der Begriff „Nutzer“ umfasst alle Kategorien von der Datenverarbeitung betroffener Personen. Zu ihnen gehören Nutzer, Websitebesucher, Empfänger von Marketingmaßnahmen, Interessenten und sonstige Besucher unseres Onlineangebotes. Die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „Nutzer“ sind geschlechtsneutral zu verstehen.
  5. Wir verarbeiten personenbezogene Daten der Nutzer nur unter Einhaltung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen. Das bedeutet, die Daten der Nutzer werden nur bei Vorliegen einer gesetzlichen Erlaubnis verarbeitet. D.h., insbesondere wenn die Datenverarbeitung zur Erbringung unserer vertraglichen Leistungen (z.B. Bearbeitung von Aufträgen) sowie Online-Services erforderlich, bzw. gesetzlich vorgeschrieben ist, eine Einwilligung der Nutzer vorliegt, als auch aufgrund unserer berechtigten Interessen

2. Sicherheitsmaßnahmen

  1. Wir treffen organisatorische, vertragliche und technische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, um sicherzustellen, dass die Vorschriften der Datenschutzgesetze eingehalten werden und um damit die durch uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.
  2. Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehört insbesondere die verschlüsselte Übertragung von Daten zwischen Ihrem Browser und unserem Server.

3. Weitergabe von Daten an Dritte und Drittanbieter

  1. Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Wir geben die Daten der Nutzer an Dritte nur dann weiter, wenn dies erforderlich ist, um unsere vertraglichen Verpflichtungen gegenüber den Nutzern zu erfüllen.
  2. Sofern wir Subunternehmer einsetzen, um unsere Leistungen bereitzustellen, ergreifen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um für den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu sorgen.
  3. Sofern im Rahmen dieser Datenschutzerklärung Inhalte, Werkzeuge oder sonstige Mittel von anderen Anbietern (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Drittanbieter“) eingesetzt werden und deren genannter Sitz sich in einem Drittland befindet, ist davon auszugehen, dass ein Datentransfer in die Sitzstaaten der Drittanbieter stattfindet. Als Drittstaaten sind Länder zu verstehen, in denen die DSGVO kein unmittelbar geltendes Recht ist, d.h. grundsätzlich Länder außerhalb der EU, bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Die Übermittlung von Daten in Drittstaaten erfolgt entweder, wenn eine Einwilligung der Nutzer oder sonst eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.

      4. Kontaktaufnahme

      1. Bei der Kontaktaufnahme mit uns (per Kontaktformular oder E-Mail) werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet.
      2. Die Angaben der Nutzer können in unserem Customer-Relationship-Management System ("CRM System") oder vergleichbarer Anfragenorganisation gespeichert werden.
      3. Wir setzen das CRM-System „Microsoft Dynamics CRM“, des Anbieters Microsoft Deutschland GmbH, (Walter-Gropius-Straße 5, 80807 München) auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (effiziente und schnelle Bearbeitung der Nutzeranfragen) ein. Hierzu haben wir mit Microsoft einen Vertrag mit sog. Standardvertragsklauseln abgeschlossen, in denen sich Microsoft zur Verarbeitung der Nutzerdaten nur entsprechend unseren Weisungen und zur Einhaltung des EU-Datenschutzniveaus verpflichtet. Microsoft ist ferner unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und bietet hierdurch eine zusätzliche Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000KzX1AAK&status=Active).

      5. Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles

      1. Wir erheben auf Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO Daten über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich dieser Dienst befindet (sogenannte Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider.
      2. Logfile-Informationen werden aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) für die Dauer von maximal sieben Tagen gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

      6. Cookies & Reichweitenmessung

      1. Cookies sind Informationen, die von unserem Webserver oder Webservern Dritter an die Web-Browser der Nutzer übertragen und dort für einen späteren Abruf gespeichert werden. Bei Cookies kann es sich um kleine Dateien oder sonstige Arten der Informationsspeicherung handeln.
      2. Über den Einsatz von Cookies im Rahmen pseudonymer Reichweitenmessung werden die Nutzer im Rahmen dieser Datenschutzerklärung informiert.
      3. Verwendete Cookies:
        • fe_typo_user: Mit diesem Cookie fassen wir alle Anfragen von Ihnen und Ihrem Browser innerhalb einer Sitzung zusammen. Dieses Cookie ermöglicht es Ihnen deshalb, dass Sie, soweit Sie eingeloggt sind, dies auch bleiben und alle Seiten des Login-Bereichs ansehen können. Dieses Cookie wird vom Content-Management-System Typo3 gesetzt.
        • PHPSESSID: Das Cookie speichert Ihre aktuelle Sitzung mit Bezug auf PHP-Anwendungen und gewährleistet so, dass alle Funktionen der Seite, die auf der PHP-Programmiersprache basieren, vollständig angezeigt werden können.
        • _pk_id, _pk_ref und _pk_ses: Diese Cookies liefern anonymisierte Tracking-Daten. Die Informationen werden verwendet, um durch die Auswertung der Ergebnisse die Webseite verbessern zu können. Alle Daten werden anonym erhoben und beinhalten Parameter wie z. B. Page Impressions der besuchten Seiten (System Webanalytics und Trackingmanagement). Diese Cookies werden vom Analyse Tools Matomo (ehemals Piwik) gesetzt.
      4. Falls die Nutzer nicht möchten, dass Cookies auf ihrem Rechner gespeichert werden, werden sie gebeten die entsprechende Option in den Systemeinstellungen ihres Browsers zu deaktivieren. Gespeicherte Cookies können in den Systemeinstellungen des Browsers gelöscht werden. Der Ausschluss von Cookies kann zu Funktionseinschränkungen dieses Onlineangebotes führen.
      5. Sie können dem Einsatz von Cookies, die der Reichweitenmessung und Werbezwecken dienen, über die Deaktivierungsseite der Netzwerkwerbeinitiative (http://optout.networkadvertising.org/) und zusätzlich die US-amerikanische Webseite (http://www.aboutads.info/choices) oder die europäische Webseite (http://www.youronlinechoices.com/uk/your-ad-choices/) widersprechen.

      7. Social Media

      1. Dieses Angebot verwendet keine Mechanismen, mit denen beim Besuch unseres Angebots automatisch Informationen an die Anbieter von Social Media-Diensten fließen (Social Plugins).
        Etwaige Weiterleitungen zu Anbietern von Social Media-Diensten wie Youtube, Facebook etc. erfolgen ausschließlich via Link, so dass Daten über Ihren Besuch auf unserem Angebot (z.B. IP-Adresse, Zeitpunkt, URL) oder auf Ihrem Endgerät vorhanden Daten (z.B. Cookie-Informationen) an die jeweiligen Anbieter erst bei einer bewussten Nutzung des Links übertragen werden.

      8. Reichweitenanalyse mit Matomo (ehemals PIWIK)

      1. Wir nutzen auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (d.h. Interesse an der Analyse, Optimierung und wirtschaftlichem Betrieb unseres Onlineangebotes im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO) Matomo, eine Open-Source-Software zur statistischen Auswertung der Nutzerzugriffe. Die IP-Adresse der Nutzer wird gekürzt, bevor sie gespeichert wird. Matomo verwendet jedoch Cookies, die auf dem Computer der Nutzer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung dieses Onlineangebotes durch die Nutzer ermöglichen. Dabei können aus den verarbeiteten Daten pseudonyme Nutzungsprofile der Nutzer erstellt werden.
      2. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieses Onlineangebotes werden auf unserem Server gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.
      3. Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung dieser Daten aus Ihrem Besuch nicht einverstanden sind, dann können Sie der Speicherung und Nutzung nachfolgend per Mausklick jederzeit widersprechen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein sog. Opt-Out-Cookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Matomo keinerlei Sitzungsdaten erhebt. Achtung: Wenn Sie Ihre Cookies löschen, so hat dies zur Folge, dass auch das Opt-Out-Cookie gelöscht wird und ggf. von Ihnen erneut aktiviert werden muss.

      9. Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter

      1. Wir setzen innerhalb unseres Onlineangebotes auf Grundlage unserer berechtigten Interessen Inhalts- oder Serviceangebote von Drittanbietern ein, um deren Inhalte und Services, wie z.B. Videos oder Schriftarten einzubinden (nachfolgend einheitlich bezeichnet als “Inhalte”). Dies setzt immer voraus, dass die Drittanbieter dieser Inhalte, die IP-Adresse der Nutzer wahrnehmen, da sie ohne die IP-Adresse die Inhalte nicht an deren Browser senden könnten. Die IP-Adresse ist damit für die Darstellung dieser Inhalte erforderlich. Wir bemühen uns nur solche Inhalte zu verwenden, deren jeweilige Anbieter die IP-Adresse lediglich zur Auslieferung der Inhalte verwenden. Drittanbieter können ferner so genannte Pixel-Tags (unsichtbare Grafiken, auch als "Web Beacons" bezeichnet) für statistische oder Marketingzwecke verwenden. Durch die "Pixel-Tags" können Informationen, wie der Besucherverkehr auf den Seiten dieser Website ausgewertet werden. Die pseudonymen Informationen können ferner in Cookies auf dem Gerät der Nutzer gespeichert werden und unter anderem technische Informationen zum Browser und Betriebssystem, verweisende Webseiten, Besuchszeit sowie weitere Angaben zur Nutzung unseres Onlineangebotes enthalten, als auch mit solchen Informationen aus anderen Quellen verbunden werden können.
      2. Die nachfolgende Darstellung bietet eine Übersicht von Drittanbietern sowie ihrer Inhalte, nebst Links zu deren Datenschutzerklärungen, welche weitere Hinweise zur Verarbeitung von Daten und, z.T. bereits hier genannt, Widerspruchsmöglichkeiten (sog. Opt-Out) enthalten:
      3. Wir nutzen für unsere Website Google Webfonts, die wir datenschutzkonform auf unseren eigenen Servern speichern und von dort abrufen, sodass die Fonts nicht über Server der Google Inc. geladen werden müssen und Google somit Ihren persönlichen Browser-Verlauf auch nicht nachverfolgen kann.
      4. Auf unserer Website befinden sich sog. Hyperlinks zu Webseiten anderer Anbieter. Wenn Sie einen dieser Hyperlinks aktivieren, werden Sie von unserer Website direkt zu der Website eines anderen Anbieters weitergeleitet, für Sie erkenntlich am Wechsel der URL. Wir haben keinen Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge auf den Webseiten Dritter und können daher hierfür keine Verantwortung übernehmen. Bitte informieren Sie sich direkt auf diesen Webseiten über den Umgang dieser Anbieter mit Ihren personenbezogenen Daten.

      10. Rechte der Nutzer

      1. Nutzer haben das Recht, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten über die personenbezogenen Daten, die von uns über sie gespeichert wurden.
      2. Zusätzlich haben die Nutzer das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, Einschränkung der Verarbeitung und Löschung ihrer personenbezogenen Daten, sofern zutreffend, Ihre Rechte auf Datenportabilität geltend zu machen und im Fall der Annahme einer unrechtmäßigen Datenverarbeitung, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.
      3. Ebenso können Nutzer Einwilligungen, grundsätzlich mit Auswirkung für die Zukunft, widerrufen.

      11. Löschung von Daten

      1. Die bei uns gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten der Nutzer nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten der Nutzer, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

      12. Widerspruchsrecht

      1. Nutzer können der künftigen Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben jederzeit widersprechen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen.

      13. Änderungen der Datenschutzerklärung

      1. Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen, oder bei Änderungen des Dienstes sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Dies gilt jedoch nur im Hinblick auf Erklärungen zur Datenverarbeitung. Sofern Einwilligungen der Nutzer erforderlich sind oder Bestandteile der Datenschutzerklärung Regelungen des Vertragsverhältnisses mit den Nutzern enthalten, erfolgen die Änderungen nur mit Zustimmung der Nutzer.
      2. Die Nutzer werden gebeten sich regelmäßig über den Inhalt der Datenschutzerklärung zu informieren.